Beveiligd printen: je document komt pas uit de printer als jij er bent

Je verstuurt een document naar de printer, wordt onderweg aangesproken en haalt het pas later op. Ondertussen ligt de afdruk zichtbaar op de printer. Met beveiligd printen hoeft dat niet te gebeuren.

Bij beveiligd printen wordt een opdracht niet meteen afgedrukt. Het document blijft in een beveiligde wachtrij staan totdat de gebruiker zich bij een printer aanmeldt en de opdracht vrijgeeft. Leveranciers gebruiken hiervoor ook termen als secure release, follow-me printing of find-me printing.

Hoe werkt het?

1. Je kiest op je computer de beveiligde printerwachtrij.
2. De printopdracht wordt vastgehouden en komt nog niet uit een apparaat.
3. Je loopt naar een beschikbare printer en meldt je aan, bijvoorbeeld met een pas of pincode.
4. Je controleert de opdracht en geeft deze vrij. Pas dan begint de printer.

In een zogeheten follow-me-omgeving kan de gebruiker de opdracht vaak bij meerdere geschikte printers binnen de organisatie ophalen. Daardoor is een verkeerd gekozen verdieping of een bezet apparaat minder snel een probleem.

Wat lost beveiligd printen op?

• De kans wordt kleiner dat vertrouwelijke documenten onbeheerd blijven liggen.
• Een opdracht wordt niet direct op een verkeerd gekozen printer afgedrukt.
• Niet-opgehaalde opdrachten kunnen na een ingestelde periode automatisch worden verwijderd.
• Medewerkers kunnen een opdracht vaak ophalen waar op dat moment een geschikte printer beschikbaar is.
• Printgebruik kan, afhankelijk van de inrichting, worden gekoppeld aan gebruikers, teams of afdelingen.

Wat lost het niet vanzelf op?

Beveiligd printen verkleint risico’s, maar vervangt geen goed gedrag en apparaatbeheer. Een document kan na het vrijgeven nog steeds blijven liggen. Ook moet zorgvuldig worden omgegaan met passen en pincodes. Daarnaast verdient de wachtrij zelf aandacht: hoe lang blijven opdrachten bewaard en worden wachtende printbestanden beschermd? De mogelijkheden verschillen per oplossing en inrichting.

Een aanmeldmethode die bij de organisatie past

Aanmelden kan bijvoorbeeld met een bestaande toegangspas, een aparte printerpas, pincode of een combinatie van gebruikersnaam en wachtwoord. De beste keuze hangt af van de apparaten, software, gebruikers en beveiligingseisen.

Zo voer je het zonder onnodig gedoe in

• Start bij de printers waar veel mensen werken of waar regelmatig vertrouwelijke documenten worden afgedrukt.
• Sluit waar mogelijk aan op een pas of account dat medewerkers al gebruiken.
• Stel een passende bewaartermijn in voor opdrachten die niet worden opgehaald.
• Laat medewerkers vóór het afdrukken hun opdracht en instellingen controleren.
• Geef een korte uitleg bij de printer en maak duidelijk wat men moet doen bij een vergeten pas of storing.
• Evalueer na enkele weken welke uitzonderingen echt nodig zijn.

Ruvano in de praktijk

Bij de ene klant is printen, kopieren en scannen met een identificatiepas onderdeel van de informatiebeveiliging en ISO certificering terwijl de andere klant het meer als gereedschap voor gebruikersgemak en centraal beheer inzet.

Beveiligd printen passend inrichten

Ruvano bekijkt welke printers, software en aanmeldmiddelen al aanwezig zijn en hoe medewerkers dagelijks werken. Dit is het eerste blogbericht in onze reeks over veilig en beheersbaar printen en scannen. In deze reeks behandelen we vier onderwerpen die helpen om documenten veilig te verwerken en meer grip te houden op print- en scanprocessen.