Een veilig printerpark

Veel organisaties investeren in de beveiliging van laptops, servers en cloudapplicaties. Printers en multifunctionals worden daarbij echter regelmatig over het hoofd gezien. Toch verwerken deze apparaten dagelijks vertrouwelijke documenten, persoonsgegevens en bedrijfsinformatie.

Moderne printers zijn bovendien verbonden met het bedrijfsnetwerk en beschikken over eigen software, opslagcapaciteit en beheerinterfaces. Juist daarom verdienen printers dezelfde aandacht als andere IT-apparatuur binnen de organisatie.

De eerste stap naar een veiliger printerpark is door de toegang tot de multifunctional te beperken en te controleren. Als iedereen immers vrij kan printen en scannen, dan is er geen enkel inzicht wat medewerkers doen met uw vertrouwelijke bedrijfsdocumenten. Ruvano kan voor u de multifunctional voorzien van persoonlijke pincodes of een pasjessysteem en dan is dat inzicht er wel. Deze extra controle blijkt in de praktijk ook te resulteren in aanzienlijke besparingen op de printkosten.

Print en scanopdrachten versleutelen

Elke printopdracht wordt via het bedrijfsnetwerk verstuurd naar zijn bestemming, zowel via draadloze als bekabelde netwerken. Hetzelfde geldt voor scans. In de meeste gevallen kunnen malware of kwaadwillende personen op het netwerk deze gegevens probleemloos opvangen en uitlezen. Maar denk ook aan andere risico’s zoals:

• Vertrouwelijke documenten blijven onbeheerd in de uitvoerlade liggen.
• Onbevoegden krijgen toegang tot printerinstellingen.
• Gebruikers maken gebruik van functies waarvoor zij geen rechten zouden moeten hebben.
• Verouderde software maakt apparaten kwetsbaar voor beveiligingslekken.

Voor organisaties die werken met klantgegevens, personeelsinformatie of financiële documenten kan dit leiden tot ongewenste risico’s. De oplossing hiervoor is het versleutelen van de print- en scanopdrachten. Door encryptie kunnen alleen geautoriseerde gebruikers deze data nog uitlezen.

Automatisch geheugen wissen

Printers zijn daarnaast voorzien van geheugen en in sommige gevallen zelfs een volledige harde schijf. In dit digitale geheugen worden (delen) van de print- en scanopdrachten opgeslagen. Als dit nooit wordt gewist, dan kan dit uitgroeien tot een flinke hoeveelheid gevoelige bedrijfsdata. De inhoud ervan is daarom een bijzonder gewilde buit voor kwaadwillende hackers. Dit probleem is echter op te lossen met software die de data in het geheugen van de multifunctional versleutelt en na gebruik automatisch wist.

Wachtwoorden en firmware

Printers zijn in principe volwaardige computers, maar ze zijn zelden zo goed beveiligd als de gemiddelde bedrijfs-pc. De standaard beheerwachtwoorden worden vrijwel nooit gewijzigd en zo kan in principe iedereen op het netwerk bij alle bedrijfsdata die erdoor wordt verwerkt. Ook zijn er tegenwoordig virussen en malware voor de multifunctional die informatie kunnen stelen. Ruvano is daarom ook van mening dat het belangrijk is om de firmware (software) van deze apparatuur regelmatig te (laten) updaten.

Printbeveiliging als onderdeel van informatiebeveiliging

Printbeveiliging staat niet op zichzelf. Het maakt onderdeel uit van een bredere aanpak rondom informatiebeveiliging en privacybescherming. Voor organisaties die te maken hebben met privacygevoelige informatie kan printbeveiliging bijdragen aan:

• Bescherming van persoonsgegevens
• Verbetering van interne beveiligingsprocessen
• Meer controle over documentstromen
• Veiliger gebruik van multifunctionals
• Ondersteuning van bestaande beveiligingsmaatregelen

De exacte invulling is afhankelijk van de situatie, gebruikers en beveiligingseisen binnen de organisatie.

Meer inzicht in de beveiliging van jouw printomgeving?

Wil je weten welke beveiligingsmaatregelen al actief zijn binnen jouw printerpark en waar nog verbeteringen mogelijk zijn? Ruvano helpt organisaties met het inrichten van veilige print- en scanomgevingen die aansluiten op de dagelijkse praktijk van gebruikers en beheerders.