Van Hillen naar Ruvano: het verhaal van twee collega’s na de overname

Na de overname van Hillen door Ruvano in 2023 veranderde er veel, zowel voor klanten als voor collega’s. Waar in het eerste verhaal werd teruggeblikt op de strategische keuzes en organisatorische stappen, gaan we nu dieper in op de praktijk. Hoe voelde die overgang voor de mensen zelf? Wat betekende het om van een vertrouwde, kleinschalige organisatie over te stappen naar een nieuwe naam, een nieuwe werkwijze en een andere structuur?

We spraken met Rik Wiefferink en Jeroen ten Brinke, die allebei jarenlang bij Hillen werkten en nu ieder een eigen rol vervullen binnen de backoffice, planning en accountmanagement van Ruvano.

Van alles-in-één naar duidelijke rollen

Rik begon zijn loopbaan bij Hillen al op zijn negentiende, als stagiair. Twaalf jaar later is hij nog steeds in dienst, tegenwoordig bij Ruvano op de afdeling backoffice en planning. In zijn rol onderhoudt hij dagelijks contact met klanten, monteurs en accountmanagers. Omdat hij bij Hillen jarenlang vrijwel alles zelf deed, kent hij veel facetten van het vak en weet hij moeiteloos te schakelen tussen verschillende taken. "Je pakte gewoon alles op wat gedaan moest worden. Dat was bij Hillen heel normaal. Iedereen sprong bij waar nodig en je rolde vanzelf in allerlei taken."

"Tegenwoordig zijn de taken binnen Ruvano duidelijker verdeeld. Waar vroeger alles door elkaar liep, heeft iedereen nu zijn eigen verantwoordelijkheden. Dat zorgt voor structuur, rust en meer focus op kwaliteit," zegt Rik.

Jeroen herkent dat beeld. "Ik reed jaarlijks zo’n 110.000 kilometer voor mijn vorige werkgever in Den Bosch. Ik kom uit het oosten, dus het was tijd om dichter bij huis te gaan werken. Ik was al eens eerder benaderd door Hillen en heb toen uiteindelijk de overstap gemaakt. Ik begon hier als technisch accountmanager om het contact met de klanten te intensiveren en de samenwerking tussen sales en technische dienst te verbeteren, maar zat al snel ook in de technische dienst. Verkoop, montage en levering, alles liep door elkaar. Dat werkte voor mij op een gegeven moment niet meer. Je verliest snel je focus." Je bent met te veel zaken ongestructureerd bezig. Uiteindelijk zijn we bij de overname weer om tafel gegaan en daar kwam uit dat ik weer volledig de sales in ging. Dat vind ik ook het leukst."

Een nieuwe manier van werken

Wat vooral veranderde, is de manier van werken. "Vroeger werkten we door de kleinschaligheid van de organisatie wat meer ad hoc," zegt Rik. "Een klant kon ’s ochtends bellen en ’s middags moesten er drie printers staan. Dan moesten we alles laten vallen." Nu is dat volledig anders ingericht. Van offerte tot levering zit doorgaans vier tot zes weken. Inventarisatie, bestelling, voorbereiding en installatie verlopen via een helder proces. "Dat zorgt voor rust en duidelijkheid, zowel voor ons als voor de klant."

Rik merkt dat deze gestructureerde aanpak ook intern veel heeft veranderd. "Doordat we nu werken met vaste rollen, vaste processen en duidelijke afspraken, weet iedereen precies wat zijn verantwoordelijkheid is. Dat voorkomt misverstanden en verhoogt de kwaliteit."

Ook de technische dienst werkt nu anders. "We hebben nu gecertificeerde monteurs, opgeleid door Canon, Konica Minolta en Kyocera. Dat is zelfs een eis van de leveranciers. En het maakt dat we echt kunnen garanderen dat we alles in eigen huis kunnen oplossen."

"We deden vroeger ook gewoon kabels trekken en netwerken aansluiten. Dat doen we nu niet meer, dat is simpelweg niet meer onze tak van sport," vertelt Jeroen. "De werkzaamheden zijn de afgelopen jaren complexer geworden. Waar we vroeger alles tegelijk moesten doen, kunnen we ons nu beter richten op onze kerntaken." Volgens hem was dat in het begin even wennen. "Van alle ballen tegelijk in de lucht houden, naar focus en rust. Dat was wennen, maar het werkt."

Toch blijft de Twentse mentaliteit overeind. "We doen het nog steeds op z’n Twents, maar dan professioneel geregeld."

Verandering kost tijd en energie

Zo’n verandering komt niet vanzelf. Jeroen herinnert zich dat sommige klanten zich in het begin niet gehoord voelden. "Die zeiden: vroeger deden jullie dit wel, nu opeens niet meer. Maar als je goed uitlegt waarom, dan begrijpen ze het ook. Cybersecurity, duidelijke processen, professionele installaties. De printindustrie is de afgelopen jaren flink veranderd. Om mee te gaan met die ontwikkelingen komt er simpelweg meer bij kijken dan voorheen. Deze stappen zijn dan ook essentieel gebleken."

"We moeten dingen nu soms uitleggen. Dat vinden klanten soms lastig, maar uiteindelijk waarderen ze het. Dan snappen ze ook waarom iets beter is geregeld." Volgens Rik is het nu professioneler ingericht. "Doordat we met een groter team werken en processen meer gestructureerd zijn, kunnen we de kwaliteit beter waarborgen."

Terugkijken en vooruitkijken

Als ze terugkijken, vinden Rik en Jeroen het vooral bijzonder hoeveel er in twee jaar tijd veranderd is. "De eerste maanden waren toch wel heftig, omdat je bijvoorbeeld ook overgaat op een nieuw systeem en moet wennen aan elkaars werkwijze," zegt Rik. "Maar inmiddels staat er iets moois. Een gestructureerde organisatie, korte lijnen en ruimte voor ieders talent."

Jeroen sluit zich daarbij aan. "De sfeer is goed. We werken hard, maar er is ruimte voor humor, voor feestjes en voor meedenken. Klanten krijgen meer aandacht, maar we kunnen nu ook eerlijk zeggen: dit doen we wel en dat niet. En dan uitleggen waarom."

De overgang van Hillen naar Ruvano was meer dan een naamsverandering. Het was een cultuurverandering, een groeiproces en een nieuwe manier van werken. En hoewel het tijd kostte, heeft het iets waardevols opgeleverd: een organisatie waarin mensen floreren, klanten vertrouwen voelen en samenwerking vanzelfsprekend is.

Benieuwd wat wij voor jou kunnen betekenen? Neem gerust contact met ons op!