Bij informatiebeveiliging denk je waarschijnlijk eerst aan wachtwoorden, e-mail en laptops. Toch verwerkt ook de printer dagelijks informatie die je niet zomaar op straat wilt hebben. Denk aan een contract, salarisoverzicht, offerte, patiëntbrief of personeelsdossier. Zo’n document kan blijven liggen in de uitvoerlade. Maar het risico zit niet alleen in het papier. Een moderne multifunctionele printer is verbonden met het netwerk, heeft software en beheerinstellingen, verwerkt scans en kan gegevens tijdelijk bewaren.
Goede printbeveiliging bestaat daarom niet uit één instelling. Het is een combinatie van duidelijke afspraken, veilig apparaatbeheer en slimme software. Voor medewerkers moet die beveiliging vooral eenvoudig werken.
Veel risico’s ontstaan in heel herkenbare situaties:
Dat zijn geen redenen om medewerkers de schuld te geven. Een goed ingerichte printomgeving helpt mensen juist om vanzelf de veilige keuze te maken.
Met beveiligd printen blijft een opdracht in een wachtrij staan totdat de gebruiker zich bij een printer aanmeldt. Dat kan bijvoorbeeld met een pas, druppel of pincode. Pas daarna wordt de afdruk gestart. Zo wordt de kans kleiner dat documenten blijven liggen of bij het verkeerde apparaat terechtkomen.
Instellingen horen niet per apparaat toevallig anders te zijn. Denk aan sterke beheerwachtwoorden, tijdige firmware-updates, beveiligde verbindingen en het uitschakelen van functies die niet nodig zijn. Centraal beheer maakt het eenvoudiger om dezelfde veilige basis op alle printers toe te passen.
Een scan moet niet verdwijnen in een brede netwerkschijf of in de mailbox van de verkeerde collega. Met duidelijke knoppen en passende rechten kan een document direct naar een persoonlijke map, teamomgeving of bedrijfsapplicatie worden gestuurd. Welke bestemming geschikt is, hangt af van de inrichting en het type document.
Printopdrachten en scans kunnen tijdelijk in een wachtrij, tussenomgeving of op het apparaat worden verwerkt. Daarom is het belangrijk om bewaartermijnen af te spreken, logging doelgericht in te richten en gegevens veilig te verwijderen wanneer een printer wordt vervangen, teruggestuurd of afgevoerd.
Goede printbeveiliging hoeft het werk niet ingewikkelder te maken. Integendeel:
Met deze vragen krijg je een eerste beeld van de printbeveiliging binnen jouw organisatie:
Kun je één of meer vragen niet met zekerheid beantwoorden? Dan is een inventarisatie een logische eerste stap.
Printbeveiliging kan informatiebeveiliging en privacy ondersteunen, maar één printerfunctie maakt een organisatie niet automatisch compliant met de AVG, ISO 27001 of NEN 7510. Het gaat om het totaal van techniek, processen, afspraken en verantwoordelijkheden.
Ruvano kijkt daarom niet alleen naar het apparaat, maar naar de volledige print-, scan- en documentomgeving. Daarbij worden onder meer printers, gebruikers, locaties, instellingen, printwachtrijen en scanroutes bekeken. Soms is een gerichte aanpassing voldoende. In andere situaties past centraal printbeheer of een bredere oplossing via Managed Print Services beter.
Wil je weten welke maatregelen al actief zijn en waar nog winst te behalen is? Laat Ruvano meekijken naar de apparaten, instellingen en dagelijkse werkwijze. Je krijgt een praktisch beeld van wat goed staat en wat slimmer of veiliger kan.