Volledig inzicht en zorgeloos printerbeheer
Met de monitoringstool van Ruvano worden belangrijke gegevens uit je printers automatisch uitgelezen. Denk aan tonerstanden, tellerstanden, printvolumes en technische meldingen. Maar het belangrijkste verschil zit in wat er daarna gebeurt: Ruvano gebruikt die informatie om het printerbeheer praktisch op te volgen.
De Data Collection Agent, kortweg DCA, is software die op de achtergrond informatie verzamelt uit aangesloten printers en multifunctionals. Hierdoor ontstaat een actueel overzicht van het gebruik en de status van het printerpark. Afhankelijk van de inrichting geeft de tool inzicht in:
Zo hoeft informatie niet steeds handmatig te worden verzameld en ontstaat er meer grip op het dagelijkse printerbeheer.
Een dashboard alleen neemt nog geen werk uit handen. Daarom koppelt Ruvano de monitoring aan praktische opvolging. Wanneer een toner bijna leeg is, kan tijdig een nieuwe toner naar de juiste locatie worden verstuurd. Tellerstanden kunnen automatisch worden verwerkt en technische meldingen helpen om eerder te beoordelen of ondersteuning nodig is. Dat betekent minder handmatig regelwerk voor je eigen IT-afdeling, administratie of facilitair verantwoordelijke.
Veel organisaties houden voor de zekerheid meerdere toners op voorraad. Dat kost ruimte en maakt het lastig om bij te houden welke toner bij welk apparaat hoort. Door het verbruik op afstand te volgen, kan toner gerichter worden geleverd. Zo blijft de voorraad beperkt en verklein je de kans dat de verkeerde toner op de verkeerde locatie terechtkomt.
De software draait op een geschikte server, computer of andere vaste omgeving binnen de organisatie. Welke inrichting het beste past, hangt af van het printerpark en de technische omgeving. Ruvano ondersteunt bij de installatie en controleert samen met de organisatie welke printers kunnen worden opgenomen. Na installatie werkt de software op de achtergrond.
De monitoringstool is geen los dashboard, maar een praktisch onderdeel van Managed Print Services. Ruvano kijkt niet alleen naar wat een printer meldt, maar ook naar welke actie nodig is.
Benieuwd hoeveel handmatig printerbeheer binnen jouw organisatie kan worden voorkomen? Laat je printerpark inventariseren.