Visie op groei: het verhaal achter Ruvano’s koers

Twee jaar geleden werd de overname van Hillen door Ruvano afgerond. Een opvallende stap, zeker voor een organisatie die toen nog maar drie mensen in dienst had. In dit verhaal delen Wouter van Weeren, directeur van Connectworks en sinds de overname ook verantwoordelijk voor Ruvano, en Arno Westerik, manager van Ruvano, hun visie op de overname, integratie en toekomst van de organisatie. Toch bleek het een logisch vervolg op een groeiende behoefte binnen Connectworks.

Vanuit de kernbehoefte van onze klanten hebben wij bij Connectworks printen altijd als onderdeel van de werkplek gezien. Tijdens onze evaluatie kwamen we tot de conclusie waarom het niet lukte, maar juist daaruit ontstond een kans. Het idee groeide om een gespecialiseerde printorganisatie over te nemen, een partij met veel meer aantallen machines én een eigen technische dienst. Dat betekende dat we voortaan zelf de controle hadden over responstijden en de kwaliteit van de totale oplossing. Ineens beschikten we over veel meer slagkracht en konden we ons opstellen als een nog aantrekkelijkere partner voor alle soorten opdrachten.

De overname van Ruvano was het begin. Wat volgde was een nog grotere uitdaging: Hillen. Een gevestigde naam in Almelo, met een bredere klantenkring en meer personeel. "Het voelde gek," blikt Wouter terug. "Een klein bedrijf dat een groter bedrijf overneemt. Maar met de ervaring en schaal van Connectworks achter de hand, durfden we het aan."

Nieuwe koers, vertrouwde aanpak

De keuze om Hillen onder te brengen bij Ruvano was een bewuste stap. “Hillen had een sterke positie in kantoorartikelen,” vertelt Arno, manager bij Ruvano. “Maar wij wilden de focus juist verleggen naar printing en documentoplossingen.” De naam Ruvano bleef behouden. “We zijn trots op die naam,” vult Wouter aan. “Het onderscheidt ons in de markt en sluit perfect aan bij de richting die we willen inslaan.”

In Almelo stond Hillen bekend als leverancier van printoplossingen, maar zeker ook van kantoormeubilair en -benodigdheden. De printertak draaide binnen het bedrijf MDOC BV, een naam die bij veel mensen nauwelijks bekend was. Al snel na de overname besloten we deze volledige printertak onder te brengen bij Ruvano, zodat er één duidelijke en herkenbare identiteit ontstond.

Tegelijkertijd gaat het kantoor- en projectinrichtinggedeelte van het bedrijf verder onder de naam Hillen Kantoor- en Projectinrichting B.V.. Daarmee is er nu een striktere scheiding tussen de 2 bedrijven, printing enerzijds en kantoorartikelen en meubilair anderzijds. Twee sterke pijlers, ieder met een eigen duidelijke focus en merknaam. De echte uitdaging lag niet in de naam, maar in de werkwijze. Hillen werkte jarenlang op gevoel en vanuit een losse structuur. Bij Ruvano lag de lat anders. "We wilden voorspelbaarheid," zegt Arno. "Voor klanten én collega’s. Geen losse eilandjes meer, maar één organisatie met heldere processen."

Van eilandjes naar samenwerking

De integratie begon met gesprekken. Veel gesprekken. "We hielden iedere week overleg," vertelt Wouter. "Wat gaat goed, wat niet? Iedereen werkte apart van elkaar, dus we moesten bewustwording creëren." Stap voor stap werd de nieuwe werkwijze ingevoerd, waarmee offertes, installaties en serviceprocessen strak werden ingericht. Dat had impact. "Voor sommige collega’s betekende het dat ze hun hele manier van werken moesten aanpassen," zegt Arno. "Voorheen was het: ik doe mijn stukje, en daarna moet jij jouw deel doen. Als dat misgaat, is dat niet mijn probleem. Die mentaliteit wilden we doorbreken," voegt hij toe. "We willen dat collega’s begrijpen dat hun werk invloed heeft op het hele proces. Dat vraagt om samenwerking, bewustzijn én een beetje lef." Maar we wisten: als we toekomstbestendig willen zijn, moet dit."

Klantverwachting versus realiteit

De nieuwe manier van werken viel ook bij klanten op. Waar Hillen bekendstond om snelle leveringen en ad-hoc service, werd bij Ruvano gewerkt met planning, monitoring en contractafspraken. "Niet iedereen vond dat prettig," erkent Arno. "Sommige klanten misten de snelheid van vroeger. Maar we wilden niet terug naar het oude. We leveren liever een goede machine op de juiste manier dan gehaast iets wat niet werkt." Wouter vult aan: "Het draait om verwachtingsmanagement. Als je vooraf duidelijk bent over levertijd, installatiestappen en service, krijg je tevreden klanten. Maar dat moeten klanten soms wel opnieuw leren."

Op naar de volgende fase

Hoewel er veel is bereikt, zijn Wouter en Arno de eersten die toegeven dat het nog niet perfect is. "De basis staat," zegt Wouter. "Maar processen zijn nog te veel afhankelijk van mensen. Er is nog weinig automatisme." Daarom ligt de focus nu op het verstevigen van de organisatie. Niet om stil te vallen, maar juist om straks gecontroleerd te kunnen doorgroeien. "We willen niet afhankelijk zijn van toevalligheden," stelt Arno. "Als we willen opschalen, moeten we stabiel zijn. Pas dan kun je grotere klanten goed bedienen en meerdere installaties tegelijk uitvoeren." Toch is de ambitie niet verdwenen. Groeien, ja, maar doordacht. En zonder de laagdrempeligheid te verliezen. "We zijn een platte organisatie," zegt Arno. "Bij ons kun je gewoon bij de directeur naar binnen lopen. Die cultuur houden we vast."

Doorgroeien met nog een overname?

Of er binnenkort nog een overname aankomt? Die vraag wordt hen met een glimlach vaker gesteld. Arno reageert nuchter: "Eerst deze organisatie echt op de rit krijgen. Daar zijn we nog niet. Eerst moet deze organisatie écht goed staan, voordat je überhaupt kunt nadenken over een volgende stap." Wouter vult aan: "Het proces moet gewoon kloppen. Verwacht voorlopig dus niets," zegt hij met een glimlach. "Maar goed, je weet nooit hoe een koe een haas vangt."

Tot slot: koers houden met visie en vertrouwen

Ruvano is in de loop der jaren uitgegroeid tot een serieuze partner met een duidelijke koers. Onder andere onder leiding van Wouter en Arno wordt gewerkt aan een organisatie waar structuur, transparantie en klantgerichtheid hand in hand gaan. Er is nog werk aan de winkel, maar de richting is helder. Benieuwd wat dat in de praktijk betekent? Of wil je weten wat Ruvano voor jouw organisatie kan betekenen? Neem gerust contact met ons op.