Ook de scanprocessen zijn geoptimaliseerd. Het resultaat is een veilige en toekomstbestendige print- en scanomgeving met vrijwel geen administratieve belasting voor de ICT-afdeling.
Gezondheidszorg en Welzijn Print management
Ambiq
Een printerpark van 75 multifunctionele printers, verdeeld over circa 60 locaties, vraagt om centraal en betrouwbaar printbeheer. Ambiq werkt met 19 A4- en A3-multifunctionals van Konica Minolta en 56 HP A4-multifunctionals. Via SAFEQ Cloud worden de apparaten en printstromen centraal beheerd. Ruvano monitort het printerpark, verzorgt automatische tonerleveringen en biedt ondersteuning wanneer dat nodig is.
Klantnaam:
Ambiq
Branche:
Gezondheidszorg en Welzijn
Diensten:
Print management, Printbeheer, Beveiligd printen, Cloud printen, Documenten digitaliseren, Monitoringstool, Printeronderhoud
Samenwerking:
Beheer van 75 multifunctionals op circa 60 locaties met SAFEQ Cloud, Document Navigator, proactieve monitoring en automatische tonerlevering.
Resultaat:
Circa €50.000 besparing per jaar, minder beheerlast voor ICT en veilig cloudprinten.
Ambiq heeft op 60 locaties bijna geen omkijken naar 75 printers
Ambiq kiest voor een toekomstbestendige print- en scanomgeving in de cloud
“We hebben bijna geen omkijken naar het hele printerpark. Daar worden we echt in ontzorgd.”
Tom Luinstra, ICT-manager bij Ambiq
Uniform beheer van 75 multifunctionele printers
Ambiq biedt specialistische zorg, behandeling en begeleiding aan kinderen, jongeren en volwassenen met een licht verstandelijke beperking en bijkomende problematiek. De organisatie werkt vanuit circa 60 locaties in Noord- en Oost-Nederland. Daaronder vallen grote behandel- en kantoorlocaties, maar ook kleinere woonlocaties. Iedere locatie stelt andere eisen aan een printer. Tegelijkertijd moeten alle apparaten betrouwbaar werken en centraal beheersbaar blijven.
“Op de grotere locaties staan A4- en A3-multifunctionals van Konica Minolta”, vertelt Chris Bats, accountmanager bij Ruvano. “Op de kleinere locaties staan A4-multifunctionals van HP. Zo heeft iedere locatie een apparaat dat aansluit op het gebruik, terwijl de omgeving centraal beheerd wordt.” Voor Tom is het merk daarbij niet het belangrijkste. “Ik wil vooral dat het goede printers zijn en dat ik er niet voortdurend achteraan hoef. Daar zijn duidelijke afspraken over gemaakt en die worden nagekomen.”
Cloud printen via SAFEQ Cloud
Alle apparaten worden centraal aangestuurd via SAFEQ Cloud. Printstromen, gebruikersauthenticatie, beveiliging en rapportages zijn daardoor binnen één platform geregeld. Ambiq maakte enkele jaren geleden de strategische keuze om de printomgeving te migreren naar een cloudgebaseerd printmanagementplatform. Voorheen was de organisatie voor het printen op verschillende locaties afhankelijk van kostbare VPN-verbindingen. Door die afhankelijkheid weg te nemen, realiseerde Ambiq een structurele kostenbesparing van circa €50.000 per jaar.
SAFEQ Cloud ondersteunt ook beveiligd printen. Op de grotere locaties kunnen medewerkers hun printopdracht na authenticatie bij de printer vrijgeven. Zo blijven vertrouwelijke documenten beschermd. Op de overige locaties staan de printers in een beveiligde ruimte en zijn deze uitsluitend toegankelijk voor geautoriseerde medewerkers. Daardoor is aanvullende authenticatie daar niet noodzakelijk.
Proactieve monitoring en automatische tonerlevering
Alle multifunctionals zijn opgenomen in de monitoringomgeving van Ruvano. Dat geldt niet alleen voor de Konica Minolta-apparaten, maar ook voor de HP-printers. “Bij Ambiq moet een printer gewoon beschikbaar zijn”, vertelt Chris. “De monitoringstool geeft ons het inzicht, maar de echte meerwaarde zit in wat we met die informatie doen.” De monitoringstool leest onder andere tonerstanden, tellerstanden, printvolumes en technische meldingen automatisch uit. Zodra een toner bijna leeg is, zorgt Ruvano dat tijdig een nieuwe toner naar de juiste locatie wordt gestuurd.
Voorheen moest een medewerker op locatie zelf signaleren dat een toner bijna leeg was. Vervolgens werd de servicedesk gebeld, waarna de toner besteld en naar de juiste locatie verstuurd moest worden. Die handmatige stappen zijn uit het proces verdwenen. De technische informatie uit de monitoringstool wordt bovendien gebruikt om te bepalen welke praktische actie nodig is. Zo kan Ruvano technische meldingen beoordelen en ondersteuning bieden voordat een probleem onnodig veel werk veroorzaakt.
Minder printbeheer voor de ICT-afdeling
Volgens Tom ervaart Ambiq minder verstoringen dan voorheen, al worden daarvan geen exacte aantallen bijgehouden. Ook het aantal meldingen bij de servicedesk is afgenomen. Voor de eigen systeembeheerder blijft alleen beperkt technisch beheer over, zoals incidentele updates van de SAFEQ Cloud-printclient. Wanneer daarbij ondersteuning nodig is, kan hij rechtstreeks bij Ruvano terecht.
Het resultaat is dat printbeheer geen dagelijkse taak meer vormt voor de ICT-afdeling. Toners worden automatisch geleverd, technische meldingen worden opgepakt en voor ondersteuning heeft Ambiq één aanspreekpunt.
Een samenwerking gebaseerd op vertrouwen
Tom werkt inmiddels bijna tien jaar bij Ambiq en heeft al lange tijd een goede band met Chris. Door de jaren heen is een laagdrempelige en informele samenwerking ontstaan die tot op de dag van vandaag standhoudt.
Chris denkt mee, is transparant over de mogelijkheden en kosten en komt proactief met voorstellen wanneer verandering nodig is. “Uiteindelijk draait het vaak om de relatie”, zegt Tom. “Het gaat om wederzijds vertrouwen en de bereidheid om elkaar iets te gunnen in de samenwerking.”
“We kijken niet alleen naar het merk, maar vooral naar gebruik, capaciteit, beheer en continuïteit”, vertelt Chris. Zo beschikt Ambiq over een stabiele print- en scanomgeving voor vandaag en een oplossing die kan blijven aansluiten bij de dagelijkse praktijk.