Het Stedelijk heeft vier marktpartijen uitgenodigd voor een intensief selectietraject en uiteindelijk voor Ruvano als leverancier gekozen op het gebied van printdiensten. Het Stedelijk was opzoek naar een oplossing die voldeed aan al haar wensen en behoeftes. Zo was ze opzoek naar een bedrijf dat haar volledig kon ontzorgen van haar volledige printerpark. Zo moest de responsetijd van reparaties laag liggen en verdere service automatisch gaan.

Ook moest het printerpark werken met Google Workspace, zodat al haar werknemers en leerlingen geen extra moeite hoeven te doen. Een van de eisen die Het Stedelijk stelde was het mogelijk maken van printen met een identificatiepas.

Een andere belangrijke eis binnen het selectietraject was het afdrukken, kopiëren en scannen met een identificatiepas. Dat wil zeggen dat de prints pas uit de printer komen rollen nadat de gebruiker zich bij het apparaat heeft aangemeld met zijn pasje, ook wel ‘find-me-printing’ genoemd.

De oplossing van Ruvano

Snelle service

Ruvano biedt deze onderwijsinstelling niet alleen Managed Print Services (MPS) voor het 43 multifunctionals tellende printerpark, maar voldeed ook aan alle eisen die Het Stedelijk had opgesteld. Voor het ontzorgen van het printerpark biedt Ruvano een snelle responsetijd. Dit wordt behaald door het lokaal handelen en korte communicatielijnen. Hierdoor worden problemen al vaak binnen één werkdag verholpen. Ook worden toners automatisch geleverd voordat ze leeg zijn door de slimme systemen van Kyocera. Zo komen medewerkers en leerlingen nooit zonder toner te zitten.

Veilig en mobiel printen

Een digitale oplossing voor Google Workspace en het printen door middel van een identificatiepas werd ook geboden, namelijk PaperCut. Met PaperCut kan er vanaf afstand een printer gekozen worden, maar moeten medewerkers, leerlingen of externe zich eerst bij de printer aanmelden door middel van een pasje voordat het bestand geprint wordt. Voor medewerkers vooral nuttig voor het printen van vertrouwelijke documenten, voor de leerlingen de ideale mogelijkheid om binnen de aan hen toegewezen budgetten te kunnen afdrukken. Ook krijgen systeembeheerders en managers inzichten in het printgedrag van haar gebruikers.

Lage kosten

De uiteindelijk doorslaggevende factor was een scherpe prijsstelling van de hardware, de multifunctionals van Kyocera, geweest. Dankzij haar jarenlange expertise en aanwezigheid op de markt, kon Ruvano als gecertificeerd Kyocera-partner de benodigde hardware concurrerend aanbieden. Dankzij de flexibele leaseconstructie, welke zoals gebruikelijk bij Ruvano zelf in beheer is, kon ook daarin een kostenbesparing voor deze onderwijsklant gerealiseerd worden.

Benieuwd welke printoplossing bij jou past? Maak hieronder je afspraak